אספקת מזון למוסדות מצליחה כשמפסיקים להזמין "לפי מה שנגמר" ובונים מערך קבוע: לוח הזמנות שבועי, "מכסת ביטחון" (כמות מינימום שנשמרת במחסן לכל מוצר), נוהל קבלת סחורה, והסכמה מראש על מה עושים כשמוצר חסר.
מוסד שעובד כך מקבל משלוחים צפויים, זורק פחות אוכל ולא מגלה באמצע השבוע שאין חלב או ביצים.
מוסד שמזמין רק כשהמחסן ריק משלם על דחיפות, על תחליפים ועל ימי עבודה שמתפרקים.
מ.צ.ג ספק מזון מספקת מזון למוסדות ולארגונים בפריסה ארצית, בהובלה במשאיות מאושרות לקירור, ובהקפדה על איכות ובטיחות המזון.
לצד סיטונאות מזון אפשר להוסיף לאותה הזמנה כלים חד פעמיים בסיטונאות וחומרי ניקוי בסיטונאות, כדי שמנהל המוסד ידבר עם ספק אחד ולא עם שלושה.
רוצים לבנות מערך הזמנות שמתאים למוסד שלכם?
דברו איתנו ונבנה אותו יחד.
איך בונים מערך הזמנות לאספקת מזון למוסדות?
מתחילים מנתונים ולא מתחושה.
מושכים את הזמנות שלושת החודשים האחרונים ורואים מה באמת נצרך, באילו כמויות ובאילו ימים.
כבר בשלב הזה מתגלים מוצרים שמוזמנים כל שבוע "ליתר ביטחון" ומתבזבזים, ומוצרים שנגמרים בכל יום רביעי.
אחר כך מחלקים את הרשימה לקבוצות לפי אופן האחסון, כי מכאן נגזר לוח הזמנים:
- מוצרי יסוד יבשים: אורז, פסטה, קטניות, שימורים, שמן, קמח ותבלינים. אלה אפשר להזמין בכמויות גדולות ובתדירות נמוכה.
- מוצרים מקוררים: מוצרי חלב, ביצים, עוף ובשר. הם דורשים משלוחים תכופים וקצרי טווח.
- מוצרים קפואים: ירקות קפואים, בצקים, דגים. מזמינים לפי נפח המקפיא ולא לפי התיאבון.
- ירקות ופירות טריים: ההזמנה הכי תכופה וההכי רגישה לתאריך.
- מתכלים ואביזרים: כלים חד פעמיים, שקיות, נייר וחומרי ניקוי.
לכל מוצר קובעים מכסת ביטחון, כלומר כמה ימי צריכה חייבים להישאר במחסן ביום שההזמנה הבאה מגיעה.
לדוגמה, אם מטבח צורך קרטון ביצים ביום ובין הזמנה להזמנה עוברים ארבעה ימים, הכמות שמוזמנת צריכה לכסות ארבעה ימים ועוד יום או יומיים רזרבה.
כשהמלאי יורד מתחת למכסה, זה האות להזמין, בלי קשר לשאלה אם זה "היום הקבוע".
הצעד השלישי הוא בחירת ספק מרכזי.
עבודה מול סיטונאי מזון במרכז שמחזיק במגוון רחב של מוצרים בסיטונאות חוסכת תיאום, מאחדת חשבוניות ומקצרת את זמן ההזמנה.
מוסדות שפזורים בכל הארץ יכולים להסתמך על אספקה בפריסה ארצית, ומי שנמצא באזור המרכז נהנה מקרבה שמאפשרת גם הזמנות משלימות באמצע השבוע, כשצריך סיטונאות מזון במרכז בלי להמתין למחזור הבא.
בחירת הספק המתאים לסוג המוסד היא נושא בפני עצמו, ולכן כאן אנחנו מתמקדים במנגנון ההזמנה עצמו.
כל כמה זמן כדאי להזמין ומה קובעים בהזמנה קבועה?
אין תדירות אחת נכונה, אבל יש כלל פשוט: ככל שהמוצר מתכלה מהר יותר, כך הוא מוזמן קרוב יותר לצריכה.
יבשים אפשר להזמין אחת לשבועיים או לחודש, מקוררים פעמיים בשבוע, וירקות טריים בהתאם ליכולת האחסון.
להלן שלושה מודלים נפוצים והמקום שבו כל אחד מתאים.
| מודל | מתאים ל | יתרון | חיסרון |
|---|---|---|---|
| הזמנה קבועה שבועית | מוסדות עם מספר סועדים יציב, כמו בית ספר או מעון | צפוי, מהיר, בלי עבודת טלפונים | עלול להצטבר עודף כשהצריכה יורדת |
| הזמנה לפי צורך | מוסדות קטנים או עם פעילות לא קבועה | גמישות מלאה, מלאי נמוך | יותר דחיפות, יותר טעויות, פחות תכנון |
| מודל משולב | רוב המוסדות | בסיס קבוע ליבשים ולמוצרי יסוד, והשלמות לטרי ולמקורר | דורש הגדרה ראשונית מסודרת |
רוב המוסדות מגיעים בסוף למודל המשולב: הזמנה קבועה לרשימת הבסיס, והשלמה קצרה פעם או פעמיים בשבוע.
כך נהוג גם אצל ספקים למסעדות, שם המטבח מקבל שגרה קבועה ומתקשר רק על חריגות, והשיטה הזו עובדת באותה מידה במטבח של מוסד.
בהזמנה קבועה כדאי לסכם בכתב כמה דברים: ימי ושעות אספקה, מי מורשה לשנות כמויות ועד מתי ביום שלפני, מה קורה כשמוצר חסר (תחליף שווה ערך באישור מראש או השלמה במשלוח הבא), ומי מקבל את הסחורה בפועל.
סיכום כזה חוסך ויכוחים, ובעיקר מונע מצב שבו הנהג מגיע ואין מי שיחתום.
לדברי מנהל מטבח במוסד חינוכי ותיק, "ההזמנה הגרועה ביותר היא זו שנשלחת ביום חמישי אחר הצהריים בשביל יום ראשון, כי אז אין זמן לבדוק מלאי ואין מקום לטעות".
לכן כדאי לקבוע מועד קבוע לספירת מלאי, יום לפני סגירת ההזמנה, ולהעביר אותו לאדם אחד שאחראי עליו.
מה בודקים בכל משלוח שמגיע למטבח?
גם מערך הזמנות מצוין נכשל אם הקבלה רשלנית.
עשר דקות בדיקה בדלת המחסן חוסכות ימים של בעיות, והן הבסיס לבטיחות המזון של מי שאוכל אצלכם.
הרשימה הקצרה שכדאי לתלות ליד נקודת הקבלה:
- טמפרטורה. מוצרים מקוררים מגיעים בדרך כלל בטמפרטורה של עד 4 מעלות צלזיוס, ומוצרים קפואים סביב 18 מעלות מתחת לאפס. בודקים עם מד חום דיגיטלי, לא לפי תחושה ביד.
- שלמות האריזה. קרטון רטוב, שימור מנופח או אריזה קרועה מוחזרים באותו רגע ולא נכנסים למחסן.
- תאריכי תפוגה. מוודאים שנשאר לכל מוצר מספיק זמן לצריכה לפי קצב השימוש, ולא רק שהתאריך לא עבר.
- התאמה להזמנה. משווים את תעודת המשלוח למה שהוזמן ולמה שהגיע, שורה אחר שורה.
- דרישות המוסד. אם המוסד מחייב כשרות מסוימת או התאמה לתפריט צמחוני, בודקים סימון והכשר לפני שהמוצר נכנס לשימוש.
אחרי הקבלה מאחסנים לפי עיקרון "ראשון נכנס, ראשון יוצא" (FIFO): מוצרים חדשים מאחור, ישנים לפנים, וכל אריזה מסומנת בתאריך קבלה.
הרגל קטן כזה מקטין בצורה ממשית את כמות המזון שפג תוקפו בלי שמישהו שם לב.
שרשרת הקירור מתחילה אצל הספק ונגמרת אצלכם.
חשוב לוודא שהמזון מובל במשאיות מאושרות לקירור, וחשוב באותה מידה שהסחורה לא תעמוד שעה על הרציף בשמש עד שמישהו פנוי לקבל אותה.
אם הנהג מגיע בשעה שאין בה צוות במטבח, סכמו חלון אספקה אחר.
איך מתכוננים לחגים, לטיולים ולשינויים של הרגע האחרון?
השבועות שלפני חגים הם התקופה שבה מערכי הזמנה נשברים: ימי עבודה מתקצרים, הביקוש לבשר, לעוף ולמוצרי יסוד עולה, ולוחות הזמנים של הספקים מתמלאים.
הכלל הוא להעביר את ההזמנה לספק כמה שבועות מראש, עם רשימה מפורטת, ולקבוע מראש מי מקבל את הסחורה ביום האחרון לפני החג.
מי שמחכה לשבוע האחרון מקבל את מה שנשאר, לא את מה שרצה.
טיולים, קייטנות ופעילות שטח הם עולם נפרד, כי שם עובדים עם כמויות מוגדרות ועם מזון שחייב לשרוד בלי מקרר.
מוסדות ותנועות שמארגנים יציאות כאלה מקבלים תכנון נפרד, וכבר יש לנו שירותים ייעודיים לתנועות נוער, למכינות ולבני עקיבא.
מארגנים טיול שנתי?
את ההזמנה לטיול כדאי לתאם בנפרד מההזמנה השוטפת, כדי שלא תפגע במלאי של המטבח הקבוע.
מוסדות לגיל הרך, כמו גני ילדים, צריכים בנוסף גם ציוד ייעודי. אספקת מזון לגני ילדים ואספקת ציוד לגני ילדים נעשות במסגרת אחת, כך שהגננת או הרכזת לא צריכות לרדוף אחרי כמה ספקים.
ומה עושים כששינוי קורה בכל זאת: קבוצה גדלה, אירוע נוסף נכנס ליומן, או שמוצר נגמר?
שלושה כללים עוזרים להישאר רגועים:
- מחזיקים ברשימה קצרה של מוצרים שאפשר להשלים בהזמנה מהירה, בלי תהליך אישורים ארוך.
- מעדכנים את הספק ברגע שיודעים, גם אם זה "אולי", כי כל שעה של התראה משפרת את הסיכוי לעמוד בדרישה.
- אחרי כל חריגה בודקים מה הוביל אליה ומעדכנים את מכסות הביטחון, כך שהאירוע הבא כבר לא יהיה חריגה.
שאלות נפוצות על הזמנות מזון למוסדות
כמה תשובות קצרות לשאלות שמנהלי מוסדות שואלים אותנו כשהם מתחילים לבנות מערך הזמנות.
מה ההבדל בין ספק למוסד לבין ספקים למסעדות?
העקרונות דומים: משלוחים סדירים, מגוון מוצרים ושמירה על קירור.
ההבדל הוא בהיקף ובדרישות: במוסד יש קהל קבוע ומוגדר, לעיתים עם דרישות כשרות, תפריט מאושר ותקציב שנתי, ולכן ההזמנה מתוכננת לאורך זמן ולא רק לפי ביקוש יומי.
מה קורה אם מוצר חסר בהזמנה?
הדרך הנכונה היא לסכם מראש.
אפשר להסכים על תחליף שווה ערך באישור טלפוני של המוסד, או על השלמה במשלוח הבא.
מה שחשוב הוא שהחוסר מופיע בתעודת המשלוח ושמי שמקבל את הסחורה מדווח עליו מיד.
אפשר להזמין מזון, כלים חד פעמיים וחומרי ניקוי יחד?
כן.
מ.צ.ג ספק מזון מספקת גם כלים חד פעמיים וחומרי ניקוי בסיטונאות, ולכן אפשר לאחד הכול להזמנה אחת ולמשלוח אחד.
זה מקצר את הטיפול בקבלה ומקל על ניהול התקציב.
איזה מידע כדאי להכין לפני הפנייה הראשונה לספק?
מספר הסועדים הממוצע, ימי הפעילות, רשימת מוצרים נפוצים, כמויות משוערות, דרישות כשרות או תפריט מיוחדות, פרטי נקודת הקבלה ושעות פעילות המטבח.
עם הנתונים האלה אפשר לבנות הצעה מדויקת כבר בשיחה הראשונה.
אספקת מזון למוסדות עם מ.צ.ג ספק מזון: מה לוקחים מכאן
מערך הזמנות טוב הוא שילוב של שלושה דברים: ידיעת הצריכה האמיתית, הסכמות ברורות מול הספק, ונוהל קבלה שלא מתפשר.
כשהשלושה קיימים, גם חג, טיול או גידול פתאומי בכמות הסועדים הופכים לעניין של תיאום ולא למשבר.
במ.צ.ג ספק מזון אנחנו עובדים בשירות אישי ואדיב, עם אספקה בפריסה ארצית ובמרכז, משאיות מאושרות לקירור והקפדה על איכות ובטיחות המזון.
צריכים אספקת מזון למוסדות שיודעת לעבוד בשגרה וגם בלחץ?
צרו איתנו קשר, וניישם יחד מערך הזמנות רציף שמתאים בדיוק למוסד שלכם.
